چگونه یک سیستم مدیریت گردش کار مولد برای کسب و کار خود ایجاد کنیم؟

مدیریت گردش کار کلید یک سازمان مولد است. شما می توانید با ساده کردن وظایف و پروژه های خود در یک سیستم و اتلاف وقت و انرژی از همپوشانی و سردرگمی جلوگیری کنید. شما می توانید بلافاصله با پیاده سازی یک سیستم مدیریت گردش کار در کسب و کار خود، نتایج را مشاهده کنید!

مدیریت گردش کار و اهمیت آن برای کسب و کار

مدیریت گردش کار سازماندهی و مدیریت مراحل مربوط به یک کار یا پروژه است. این یک تلاش مشترک است که مستلزم ارتباط و هماهنگی بین افراد و تیم های مختلف است. یک گردش کار موثر در یک سازمان تضمین می کند که همه افراد درگیر نقش ها و مسئولیت های خود را درک می کنند و وظایف به سرعت و به طور موثر تکمیل می شوند.

در محیط تجاری پرشتاب امروزی، مدیریت گردش کار بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. با افزایش پیچیدگی پروژه ها و نیاز به سرعت و چابکی ، کسب و کارها باید راه هایی برای بهینه سازی فرآیندهای خود بیابند.

مدیریت گردش کار می تواند با ساده کردن وظایف، حذف تنگناها و بهبود ارتباطات، به کسب و کارها در دستیابی به این اهداف کمک کند.

علاوه بر این، مدیریت گردش کار می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا عملکرد را بهتر اندازه‌گیری و پیگیری کنند، فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند، و برای حفظ پروژه‌ها در زمان واقعی تنظیمات را انجام دهند. به طور خلاصه، مدیریت گردش کار برای هر کسب و کاری که می خواهد در اوج بهره وری فعالیت کند ضروری است.

 

یک سیستم مدیریت گردش کار سازنده ایجاد کنید

هنگام ایجاد یک سیستم مدیریت گردش کار مولد، چند فاکتور کلیدی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود.

• ابتدا باید وظایف و پروژه هایی را که می خواهید در سیستم خود بگنجانید شناسایی کنید.
• بعد، شما باید تعیین کنید که چه کسی مسئول هر کار و وابستگی ها خواهد بود.
• در نهایت، باید کانال‌های ارتباطی واضحی ایجاد کنید و فرآیندی را برای ردیابی و نظارت بر پیشرفت راه‌اندازی کنید.

بیایید هر یک از این عوامل را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

شناسایی وظیفه

اولین قدم در ایجاد یک سیستم مدیریت گردش کار مولد، شناسایی وظایف و پروژه هایی است که می خواهید در سیستم خود بگنجانید. این کار ممکن است سخت به نظر برسد، اما بسیار ساده است.

• فهرستی از تمام وظایف و پروژه هایی که به طور منظم روی آنها کار می کنید تهیه کنید: اولین کاری که باید انجام دهید این است که تمام وظایف و پروژه هایی را که به طور منظم روی آنها کار می کنید فهرست کنید. این شامل کارهای شخصی و حرفه ای می شود. هنگامی که لیست خود را تهیه کردید، می توانید شروع به اولویت بندی و دسته بندی وظایف خود کنید.
• وظایف خود را اولویت بندی کنید: هنگامی که لیست کاملی از وظایف خود را تهیه کردید، باید آنها را اولویت بندی کنید. همه وظایف یکسان ایجاد نمی شوند. برخی از آنها بدون شک مهم تر از دیگران خواهند بود. با ایجاد یک سلسله مراتب اهمیت، با مهم ترین وظایف در بالا و کم اهمیت ترین وظایف در پایین شروع کنید.
• وظایف خود را دسته بندی کنید: مرحله بعدی این است که وظایف خود را دسته بندی کنید. این به شما کمک می کند گردش کار خود را سازماندهی کنید و پیشرفت خود را پیگیری کنید. شما می توانید وظایف خود را به روش های مختلف دسته بندی کنید، اما یک نقطه شروع خوب این است که آنها را بر اساس پروژه گروه بندی کنید. برای مثال، ممکن است دسته‌بندی‌های کاری، شخصی و خانگی داشته باشید.

هنگامی که وظایف و پروژه های خود را دسته بندی کردید، می توانید شروع به شناسایی آن هایی کنید که می خواهید در سیستم مدیریت گردش کار خود بگنجانید.

تعیین مسئولیت ها

گام بعدی در ایجاد یک سیستم مدیریت گردش کار مولد، تعیین اینکه چه کسی مسئول هر کار و وابستگی ها خواهد بود. این بسیار مهم است زیرا به شما کمک می کند از سردرگمی و همپوشانی بین افراد و تیم ها جلوگیری کنید.

مهارت ها و دانش افراد درگیر را در نظر بگیرید

هنگام تعیین اینکه چه کسی مسئول هر کار خواهد بود، باید مهارت ها و دانش افراد درگیر را در نظر بگیرید. برای مثال، اگر روی کاری کار می‌کنید که به دانش مهندسی نیاز دارد، می‌خواهید آن کار را به فردی با سابقه مهندسی محول کنید.

از طرف دیگر، اگر روی یک کار اداری بیشتر کار می کنید، می توانید آن را به فردی با تخصص فنی کمتر واگذار کنید.

در دسترس بودن افراد درگیر را در نظر بگیرید

علاوه بر در نظر گرفتن مهارت ها و دانش افراد درگیر، باید در دسترس بودن آنها را نیز در نظر بگیرید. برای مثال، اگر روی کاری کار می‌کنید که باید فوراً تکمیل شود، می‌خواهید آن را به فردی در دسترس واگذار کنید تا فوراً روی آن کار کند.

برعکس، اگر روی کاری کار می‌کنید که می‌توانید در هر زمانی آن را تکمیل کنید، می‌توانید آن را به فردی که کمتر در دسترس است اختصاص دهید.

منابع را برای تکمیل کار در نظر بگیرید

هنگام تعیین اینکه چه کسی مسئول هر کار خواهد بود، باید منابع مورد نیاز برای تکمیل کار را در نظر بگیرید. برای مثال، اگر روی کاری کار می‌کنید که به تجهیزات زیادی نیاز دارد، می‌خواهید آن را به شخصی که به منابع لازم دسترسی دارد اختصاص دهید.

از طرف دیگر، اگر روی کاری کار می کنید که می توان آن را با حداقل منابع تکمیل کرد، می توانید آن را به فردی اختصاص دهید که به همان سطح از منابع دسترسی ندارد.

هنگامی که همه این عوامل را در نظر گرفتید، می توانید شروع به شناسایی اینکه چه کسی مسئول هر کار خواهد بود، کنید.

ایجاد کانال های ارتباطی

گام بعدی در ایجاد یک سیستم مدیریت گردش کار مولد، ایجاد کانال های ارتباطی واضح است . این امر ضروری است زیرا اطمینان حاصل می کند که همه افراد درگیر در سیستم در یک صفحه هستند.

 

نیازهای افراد درگیر را در نظر بگیرید

اولین قدم در ایجاد کانال های ارتباطی، در نظر گرفتن نیازهای افراد درگیر است. برای مثال، اگر روی کاری کار می‌کنید که نیاز به ارتباط بی‌درنگ دارد، می‌خواهید از ابزار چت استفاده کنید.

از طرف دیگر، اگر روی کاری کار می کنید که می تواند به صورت ناهمزمان انجام شود، می توانید از ایمیل ها یا ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید.

فرکانس ارتباط را در نظر بگیرید

علاوه بر در نظر گرفتن نیازهای افراد درگیر، باید فرکانس ارتباط را نیز در نظر بگیرید. برای مثال، اگر روی کاری کار می‌کنید که نیاز به به‌روزرسانی روزانه دارد، می‌خواهید یک برنامه ورود روزانه ایجاد کنید.

از سوی دیگر، اگر روی کاری کار می‌کنید که می‌توان آن را بدون ارتباط دائمی انجام داد، می‌توانید یک برنامه چک‌این هفتگی یا دو هفته‌ای تنظیم کنید.

قالب ارتباط را در نظر بگیرید

آخرین مرحله در ایجاد کانال های ارتباطی، در نظر گرفتن قالب ارتباطی است. برای مثال، اگر روی کاری کار می‌کنید که به به‌روزرسانی‌های طولانی نیاز دارد، می‌خواهید از ابزاری مانند Google Docs یا Microsoft Word استفاده کنید.

از طرف دیگر، اگر روی کاری کار می کنید که می توان آن را با به روز رسانی های کوتاه تکمیل کرد، می توانید از ابزاری مانند توییتر یا فیس بوک استفاده کنید.

هنگامی که همه این عوامل را در نظر گرفتید، می توانید کانال های ارتباطی روشنی ایجاد کنید.

پیگیری و نظارت بر پیشرفت

گام نهایی در ایجاد یک سیستم مدیریت گردش کار مولد، ایجاد فرآیندی برای ردیابی و نظارت بر پیشرفت است. این امر ضروری است زیرا به شما کمک می کند مناطقی را که سیستم به همان اندازه که می تواند کارآمد کار نمی کند شناسایی کنید. چندین راه مختلف برای پیگیری و نظارت بر پیشرفت وجود دارد.

• استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه یا صفحه گسترده ردیابی وظایف: یکی از ساده ترین راه ها برای ردیابی و نظارت بر پیشرفت، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه یا صفحه گسترده ردیابی وظایف است. شما می توانید از چندین ابزار مختلف استفاده کنید، اما برخی از محبوب ترین گزینه ها عبارتند از Asana، Trello و Basecamp. این ابزارها به شما این امکان را می دهند که وظایفی را به افراد خاصی اختصاص دهید، تاریخ های مقرر را تعیین کنید و پیشرفت هر کار را پیگیری کنید.
• استفاده از ابزار ردیابی: گزینه دیگری برای ردیابی و نظارت بر پیشرفت، استفاده از ابزار ردیابی مانند RescueTime یا Toggl است. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که میزان زمانی را که برای هر کار صرف می‌کنید ردیابی کنید و مناطقی را که در آن زمان تلف می‌کنید شناسایی کنید.
• چک-in های منظم: یکی دیگر از گزینه های ردیابی و نظارت بر پیشرفت، ایجاد چک-این های منظم است. این می تواند جلسات روزانه، هفتگی یا دو هفته ای باشد که در آن شما پیشرفت هر کار را بررسی می کنید.
• گزارش های پیشرفت: در نهایت، یکی دیگر از گزینه های ردیابی و نظارت بر پیشرفت، ایجاد گزارش های پیشرفت منظم است. اینها می‌توانند گزارش‌های هفتگی یا ماهانه با جزئیات پیشرفت هر کار باشند.

با ردیابی و نظارت بر پیشرفت، می توانید مناطقی را شناسایی کنید که سیستم به همان اندازه که می تواند کارآمد نیست.

نتیجه

با دنبال کردن این مراحل یا استفاده از یک نرم‌افزار حرفه‌ای مدیریت گردش کار ، می‌توانید یک سیستم مدیریت گردش کار سازنده ایجاد کنید که به شما در بهبود بهره‌وری و سازمان شما کمک می‌کند.

پیاده سازی یک سیستم مدیریت گردش کار در کسب و کار شما می تواند راهی عالی برای ساده کردن وظایف و پروژه های شما، جلوگیری از همپوشانی و سردرگمی و شروع به دیدن نتایج تقریباً بلافاصله باشد!