برگزاری رویدادهای آنلاین، به ویژه پس از همه گیری کووید-19، به یک استراتژی مهم برای بسیاری از سازمان ها تبدیل شده است. برای آموزش، جذب سرنخ، وبینارها و غیره، باید یک فرآیند سازماندهی شده ایجاد شود.
برگزاری رویدادها چالشی است که اگر درست اجرا شود می تواند به رسیدن به هدف مورد نظر کمک کند. و یکی از عواملی که در ایجاد و اجرای استراتژی نقش اساسی دارد، انتخاب ابزار است. و HubSpot Tools یکی از بهترین ابزارهایی است که می توانید برای چنین چالشی روی آن حساب کنید.
اتحاد بیمه غیرانتفاعی با استفاده از HubSpot با webdew در برگزاری رویدادها همکاری کرد. NIA به عنوان یک شرکت کارگزاری که در دهه 1980 تأسیس شد، اغلب رویدادهایی را برای کارگزاران خود برگزار می کند تا سرنخ های بیشتری ایجاد کند، تعامل مشتری را بهبود بخشد، جذب مشتری را بهبود بخشد و به آنها در مورد سیاست های به روز آموزش دهد.
هدف NIA بسیار چالش برانگیز بود. آنها قرار بود اتوماسیون بازاریابی را ارتقا دهند ، گردش کار را راه اندازی کنند و یک استراتژی مناسب رویداد را برای کارگزاران خود سازماندهی و اجرا کنند. و همه اینها باید با استفاده موثر از قابلیت های HubSpot انجام می شد.
سازماندهی رویدادهای آنلاین و به روز نگه داشتن همه چیز شوخی نیست. تیم کارآمد webdew متشکل از کارشناسان HubSpot به مدت 18 ماه به NIA کمک کردند. به همان اندازه که سازمان استراتژی منحصربه‌فردی دارد، سطح آنچه می‌خواستند با HubSpot به آن برسند نیز منحصر به فرد و چالش برانگیز بود.
تصمیم NIA برای خودکارسازی رویدادهای هفتگی خود
الزامات با هدف NIA در انجام رویدادهای هفتگی به منظور ایجاد یک جریان روان در تجارت، بهبود تعامل با مشتری، بهبود جذب مشتری و آموزش کارگزاران آنها در مورد سیاست ها، همسو شد.
متخصصان HubSpot Webdew فرآیندی را برای اجرای این استراتژی ایجاد کردند. بخش اول فرآیند، ارائه فرم هایی برای کارگزاران بود تا از بین 3 رویدادی که هر ماه اتفاق می افتد، تاریخ را انتخاب کنند. هنگامی که کارگزاران انتخاب خود را در تاریخ های حضور در رویدادها انجام دادند و فرم را پر کردند، یک ایمیل تأیید با دعوت تقویم و جزئیات رویداد با قابلیت افزودن رویداد در تقویم خود دریافت می کنند.
از آنجایی که رویدادها در تاریخ های مختلفی برگزار می شوند، بنابراین قبل از رویداد با 2 ایمیل یادآوری به کارگزاران هشدار داده می شود. پس از پایان رویداد، یک ایمیل با تشکر از شما و یک سند خلاصه رویداد.
به طور خلاصه، هدف اصلی این پروژه تنظیم محرک‌های گردش کار بود تا اطمینان حاصل شود که یک ایمیل تأیید با پیوندهای تقویم برای تاریخ انتخابی وبینار بدون توجه به تاریخ انتخاب مخاطب برای سه وبینار تحویل داده می‌شود. این امر با توسعه و ادغام در گردش‌های کاری توانایی ارسال ایمیل‌های تأییدیه برای مجموع ۲۲ ترکیب مختلف تاریخ/وبینار به دست آمد.
بیایید ببینیم که چگونه این فرآیند با کمک HubSpot ایجاد شد.
چگونه جریان های کاری HubSpot و فرم ها استراتژی بازاریابی وبینار را ارتقا داد
برای ارتقای استراتژی بازاریابی NIA برای ایجاد و اجرای وبینارها، کارشناسان HubSpot webdew کل فرآیند را به 3 مرحله تقسیم کردند.
آنها از فرم های HubSpot برای سازماندهی تمام تاریخ های رویداد برای کارگزاران استفاده کردند. در مرحله بعدی، از ایمیل‌ها و گردش‌های کاری بازاریابی HubSpot استفاده شد و در نتیجه مشتریان بالقوه جذب و تبدیل شدند. و سرانجام GoToWebinar با HubSpot مرتبط شد و رویدادهایی ایجاد کرد.
HubSpot فرم هایی را برای دعوت از افراد بالقوه برای وبینارها تشکیل می دهد
NIA رویدادهای هفتگی را برای کارگزاران خود برگزار می کند و انتخاب هایی را برای کارگزاران فراهم می کند تا تاریخ رویداد را انتخاب کنند، البته به شیوه ای سیستماتیک و ساختارمند. چالش این بود که وبینارهای آینده از سه رویداد هر ماه برای دو سال آینده در یک فرم اضافه شود.
این فرم برای کارگزارانی که به پایگاه داده تقسیم‌بندی شده HubSpot اضافه شده‌اند در دسترس قرار می‌گیرد. از آگوست 2021 تا مه 2023، وبینارهایی هر ماه در روزهای اول، سوم و چهارم چهارشنبه برگزار می شود. به طور خلاصه، تیم webdew HubSpot مجبور شد فرمی ایجاد کند که از 66 رویداد به مدت 22 ماه تشکیل شده باشد.
تطبیق در بسیاری از رویدادها در یک شکل، کار بسیار سختی به نظر می رسد، اما غیرممکن نیست. کارشناسان HubSpot webdew با ایجاد فرم‌ها از طریق ویژگی‌های انتخاب رادیویی HubSpot شروع کردند.
یک لیست پویا ایجاد شد که در آن می توان داده های مربوط به کارگزاران NIA را اضافه کرد. این پایگاه داده تقسیم‌بندی شده برای ایجاد فرم‌هایی برای کارگزاران برای ثبت‌نام در رویدادهای آینده استفاده می‌شود.
اجازه دهید بفهمیم که فرم‌های HubSpot و ویژگی‌های انتخاب رادیویی چیست و چگونه می‌توانند به اولین قدم ایجاد و اجرای استراتژی رویداد NIA کمک کنند.
فرم ها در HubSpot
فرم ها بخش مهمی از جذب سرنخ ها در هر کمپین بازاریابی ورودی هستند.
فرم ها در HubSpot ممکن است برای ایجاد انواع مختلفی از فرم ها، از جمله به عنوان فرم های تماس، نظرسنجی، و ثبت نام استفاده شوند. پر کردن فرم ها کار آسانی است زیرا می توانید فیلدهای جدیدی را متناسب با نیاز خود اضافه کنید. فرم های سفارشی برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان فعلی کسب و کار، چشم اندازهای آینده و غیره با این ابزار امکان پذیر شده است.
تیم HubSpot Webdew استراتژی ساخت فرم ها را به گونه ای انجام داد که سه ویژگی Radio Select با تاریخ رویداد وجود دارد. در هر زمان، سه تاریخ برای هر وبینار برای مخاطبین قابل مشاهده خواهد بود. پس از پایان رویداد، آخرین گزینه با خاموش کردن دکمه حذف می‌شود و گزینه بعدی اضافه می‌شود.
برقراری ارتباط
تاکنون با استفاده از فرم‌های HubSpot و ویژگی‌های Radio Select، تمامی رویدادها ایجاد شده و فرم‌ها در اختیار کارگزاران قرار گرفته است.
هنگامی که یک کارگزار فرم را پر می کند، باید یک ایمیل تأیید وجود داشته باشد که ثبت نام او را برای رویداد در تاریخ ثبت / انتخاب شده تأیید کند. از آنجایی که رویدادهای NIA در پلتفرم کنفرانس ویدیویی زوم اتفاق می‌افتد، دعوتنامه تقویم نیز باید همراه با ایمیل تأیید باشد.
یک ایمیل تأیید به کارگزار اطمینان می دهد که پاسخ های آنها یادداشت شده است. نامه همچنین دعوتنامه تقویم رویداد و جزئیات جلسه Zoom را بدون توجه به اینکه کارگزار از تقویم های Google، Apple یا Outlook استفاده می کند، در اختیار کارگزار قرار می دهد.
هر کارگزار از بین گزینه های موجود تاریخ مورد نظر خود را انتخاب می کند. با این حال، دانستن اینکه چه تاریخی انتخاب خواهد شد، چالش برانگیز است، به طوری که دعوتنامه تقویم مناسب برای جلسه وبینار ارسال می شود.
برای این کار، تیم HubSpot با ایجاد رویدادها در Outlook و Gmail جلو رفت. HubSpot به راحتی Outlook و Gmail را ادغام می کند و بنابراین، فرآیند بسیار ساده تری است.
مرحله بعدی شامل ارائه هر ترکیب ممکن از رویدادها بود. این نشان می‌دهد که پس از اتمام یک رویداد، رویداد دیگری اضافه می‌شود، و اینکه چه ترکیبی جریان کاری را برای ارسال ایمیل‌ها با پیوندهای افزودنی به تقویم آغاز می‌کند، بستگی به این دارد که کدام رویداد ابتدا انجام شده است.
به این ترتیب، یک کانال ارتباطی مناسب توسط متخصصان HubSpot webdew برای NIA راه اندازی شد. پس از ارسال نامه تأیید، کارگزاران از طریق پست قبل از تاریخ رویداد و یک ساعت قبل از شروع رویداد رویداد را یادآوری می کنند.
ادغام GoToWebinar با HubSpot
ادغام فعالیت های پیچیده و انبوه یک چالش پیچیده است. نه تنها این، جمع آوری داده ها از مخاطبین رویداد نیز چالشی در اجرای استراتژی وبینار برای NIA بود.
به لطف گردش‌های کاری HubSpot و سایر ویژگی‌ها، ایجاد پیوندهای رویداد، ارسال ایمیل‌های یادآور و غیره امکان‌پذیر شد. نه فقط این، داده ها حتی از طریق وبینارهای زوم در داخل HubSpot جمع آوری شدند.
به این ترتیب، اطلاعات مرتبط و مفید کسانی که برای رویداد ثبت نام کردند، در حساب HubSpot NIA قرار گرفت، و به راحتی می توانند به مخاطبین علاقه مند به رویدادهای آینده هشدار دهند و کمپین های بازاریابی موثر تشکیل دهند.
اما چگونه این امکان فراهم شد؟
سرویس کنفرانس وب، GoToWebinar، میزبانی وبینارها و سایر رویدادهای آنلاین را برای مشاغل با هر اندازه ای ساده، ایمن و مقرون به صرفه می کند. ادغام GoToWebinar HubSpot برای سرعت بخشیدن به فرآیندهای مربوط به میزبانی وبینارهای موفق ساخته شده است.
تیم webdew HubSpot GoToWebinar را با HubSpot یکپارچه کرد و رویدادهای وبینار را برای NIA ایجاد کرد. پس از ادغام، تیم ایمیل هایی را با پیوندهای ثبت وبینار از پیش تعیین شده ایجاد کرد.
به این ترتیب، هنگامی که کارگزار تاریخ های رویداد را انتخاب می کند، یک ایمیل با لینک های ثبت رویداد و ایمیل های تایید دریافت می کند. این ایمیل‌های تأیید به راحتی با کمک GoToWebinar به تقویم Gmail/Outlook/Apple مخاطب اضافه می‌شوند. علاوه بر این، ایمیل‌های یادآوری نیز در GoTowebinar برای تکمیل فرآیند ایجاد شدند.
GoToWebinar همچنین نام ثبت نام کنندگان و شرکت کنندگان را در HubSpot همگام می کند. بنابراین اکنون امکان شناسایی آن مخاطبین نیز وجود داشت.
موفقیت در برگزاری رویدادها با HubSpot
قبل از اجرای هر چیزی، ناگفته نماند که یک اجرای آزمایشی انجام شده است. این اطمینان می دهد که کل فرآیند بدون هیچ چالشی به آرامی پیش می رود. همه وظایف تست شدند و از ویژگی های HubSpot به نفع رویداد استفاده شد.
پس از اطمینان از کیفیت کار، به NIA تحویل داده شد که از نتیجه به خوبی رضایت داشتند. انتخاب HubSpot به‌عنوان پلتفرم برای پیاده‌سازی استراتژی به روشی سودمند برای NIA کمک کرد.
در پایان، کارشناسان HubSpot webdew توانستند رویدادها، گردش کار، و تأییدیه های ایمیل را که شامل تقویم و پیوندهای وبینار بود، ایجاد کنند. در ابتدا، همه چیز در Zoom و HubSpot تنظیم شده بود، اما بعداً توانستیم به طور یکپارچه به GoToWebinar برویم. ایجاد بسیاری از ایمیل ها، گردش کارها و لیست ها برای کل فرآیند بسیار ضروری بود.
بنابراین اتوماسیون فرآیندی چالش برانگیز اما روان بود. آیا شما نیز به دنبال خودکارسازی رویدادهای سازمانی خود هستید؟ HubSpot چه یک وبینار، آموزش یا هر رویداد دیگری باشد، یکی از بهترین ابزارها برای انجام آن است!
آیا هنوز به این فکر می کنید که چگونه یک کمپین در HubSpot ایجاد کنید یا رویدادها را برگزار و سازماندهی کنید یا کل کمپین ها و رویدادهای بازاریابی خود را خودکار کنید؟ با webdew همکاری کنید تا بهترین متخصصان HubSpot را برای خودکارسازی رویدادها و موارد دیگر برای سازمان خود به دست آورید.
